Wenn Sie an Ihrem Bauvorhaben Mängel feststellen, müssen Sie das Bauunternehmen, mit dem Sie den dazugehörigen Werkvertrag abgeschlossen haben, zur Mängelbeseitigung auffordern.

Hierbei werden immer wieder Fehler gemacht, die sich bei einer etwaigen späteren juristischen Auseinandersetzung nachteilig für die Bauherren auswirken können. Oftmals werden Mängel gegenüber dem Bauunternehmer nur telefonisch angezeigt. Es kommt sehr häufig vor, dass ein solches Telefonat später von der Gegenseite bestritten wird oder dass Streit über den Inhalt eines solchen Telefongesprächs besteht.

a) Sie müssen die Mängel gegenüber Ihrem unmittelbaren Vertragspartner anzeigen.
Oft werden Mängel auch nicht gegenüber dem Bauunternehmer angezeigt, der mit dem Bauherren den Vertrag geschlossen hat, sondern gegenüber seinen Subunternehmern, die im Auftrag des Bauunternehmers das mängelbehaftete Gewerk ausführten oder gegenüber einem Bauleiter oder einem Architekten.
Da es im Einzelfall oft schwierig ist, zu beweisen, dass dritte Personen für den Bauunternehmer zur Entgegennahme von Mängelanzeigen formwirksam bevollmächtigt ist, sollten sie den sichersten Weg gehen. Gehen Sie keine Risiken ein. Schicken Sie die Mängelbeseitigungsaufforderung in jedem Fall Ihrem unmittelbaren Vertragspartner.
Architekten oder Subunternehmern können Sie hiervon durchaus Abschriften zukommen lassen, dann sind alle Betroffenen informiert.

b) Sie müssen Ihren Vertragspartner mit der Mängelbeseitigung in Verzug setzen.
Hierzu ist es erforderlich, dass Sie eine konkrete Frist zur Mängelbeseitigung setzen. Nach der Rechtsprechung reicht es nicht aus, den Bauunternehmer lediglich aufzufordern, innerhalb von einer Woche vorbeizukommen oder sich den Mangel endlich mal anzusehen oder die Erklärung abzugeben, dass er den Mangel anerkennt.

c) Sie sollten sämtliche Mängelbeseitigungsaufforderungen per Einwurf-Einschreiben versenden.
Oft werden Mängelbeseitigungsforderungen nur per E-mail oder nur per Telefax oder nur per einfacher Post versendet. All diese Versendungsarten reichen nicht aus, um den Zugang der Mängelanzeigen – notfalls vor Gericht – schlüssig zu beweisen.

Selbst der Telefax-Sendebericht eines Telefaxschreibens mit dem Zusatz “OK” gilt vor Gericht nicht als ausreichender Beweis für den Zugang eines Telefaxschreibens.

Verzichten Sie nicht aus Bequemlichkeit, oder etwa weil ein Einwurf-Einschreiben etwas teuer ist, als ein normaler Brief auf die Versendung per Einwurf-Einschreiben.
Tipp:
Wir raten i.d.R. davon ab, statt eines Einwurf-Einschreibens ein Schreiben per Einschreiben mit Rückschein zu versenden. Bei einem Einwurf-Einschreiben wird dem Empfänger das Schreiben auch dann rechtswirksam zugestellt, wenn er nicht anwesend ist. Der Briefbote wirft den Brief in den Briefkasten des Empfängers und vermerkt diesen Einwurf in einer Zustellungsurkunde. Wenn Sie ein Einwurf-Einschreiben bei der Deutschen Post aufgeben, erhalten Sie einen Einlieferungsbeleg mit der Einlieferungsnummer. Sie können anhand dieses Belegs im Internet feststellen, wann das Schreiben zugestellt wurde. Unter der Internetadresse www.deutschepost.de klicken Sie unter der Rubrik “Onlineservices” auf “Sendung verfolgen”, dann auch “Einzelabfrage”. Dort können Sie anhand der Sendungsnummer auf Ihrem Einlieferungsbeleg und dem Einlieferungsdatum den Sendungsstatus Ihres Einschreibens ermitteln.

Falls Ihr Bauunternehmen der erbetenen Mängelbeseitigung nicht nachkommt, haben Sie es deutlich leichter, Ihre Anwaltskosten für eine danach entfaltete anwaltliche Tätigkeit erstattet zu bekommen, wenn Sie beweisen können, dass Sie Ihren Bauunternehmer fristsetzend zur Mängelbeseitigung aufforderten.

d) Sie müssen die Mängel genau beschreiben.
Bei einer Mängelbeseitigungsaufforderung müssen Sie den Mangel, so wie er sich Ihnen optisch darstellt, möglichst genau beschreiben. Eine schlagwortartige Mängelbeschreibung (“Das Dach ist undicht.”, “Die Dränage ist nicht fachgerecht.”, oder “5 von 9 Innentüren schließen nicht richtig.”) reichen nicht aus und werden von den Gericht nicht anerkannt.

Sie müssen sich also der Mühe unterziehen, die Mängel so genau zu beschreiben, dass ein Fremder das Bauvorhaben betreten und die Mängel ausschließlich anhand Ihrer schriftlichen Beschreibung zweifelsfrei finden könnte.

e) Konkrete, angemessene Fristen setzen
Die Frist zur Mängelbeseitigung muss unmissverständlich und dem Kalender nach berechenbar sein. Bloße Vorgaben wie “kurzfristig” oder “rasch” reichen hierzu nicht aus. Nennen Sie ein konkretes Datum, oder ein Datum, das sich in Verbindung mit dem Datum Ihrer Briefes konkret berechnen lässt (z.B. “binnen 3 Wochen ab Datum dieses Schreibens”).

Sie müssen dem Bauunternehmer angemessene Fristen zur Mängelbeseitigung setzen. Hierbei sollten Sie möglichst realistisch einschätzen, wie lange der Bauunternehmer braucht, um die Mängel eventuell zu besichtigen, sodann benötigtes Material zu bestellen und die Mängelbeseitigung vorzunehmen.

Auch ist die herrschende Witterung zu beachten. So wäre es z.B. unzulässig, einen Bauunternehmer zur Beseitigung von Putzschäden am Außenputz des Hauses während einer frostigen Winterphase aufzufordern, weil bei Frost kein Putz aufgebracht werden kann. In einem solchen Fall müssten Sie die Mängelbeseitigungsfrist also auf einen Termin legen, bei dem normalerweise mit ausreichend hohen Temperaturen zu rechnen ist.
übrigens:
Diese Ausführungen gelten nicht nur für private Bauherren. Auch wenn Sie als Bauunternehmer Subunternehmer verpflichtet haben und diese mangelhaft gearbeitet haben, sollten Sie eine solche professionelle Art der Mängelbeseitigungsaufforderung verwenden.
Besonders, wenn der Bauherr Ihnen als Hauptunternehmer Mängel anzeigt, müssen Sie rasch und spiegelbildlich Ihren Subunternehmer in beweisbarer Form fristsetzend zur Mängelbeseitigung auffordern.